Об утверждении номенклатуры дел

Содержание
  1. Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно
  2. Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?
  3. Как закрыть старую номенклатур дел?
  4. Приказ об утверждении номенклатуры дел – образец (2018)
  5. Особенности оформления приказа об утверждении номенклатуры дел
  6. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел на 2020 год
  7. Номенклатура дел: правила составления
  8. Номенклатура дел 
  9. Номенклатура дел организации
  10. Номенклатура дел организации: срок хранения типовой или примерной номенклатуры в 2020 году, приказ об этом и утверждение документа
  11. Когда составляется номенклатура дел на 2020 год
  12. Кто занимается составлением номенклатуры дел
  13. Порядок утверждения номенклатуры
  14. Как оформлять заголовки дел
  15. Приказ об утверждении номенклатуры дел школы на 2020 год
  16. Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение
  17. Кто пишет приказ
  18. Период действия приказа
  19. Как составить приказ: основные правила
  20. Как оформить приказ: основные правила
  21. Образец приказа
  22. Приказ об утверждении номенклатуры дел
  23. Для кого обязательна
  24. Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год: образец
  25. Общая информация о номенклатуре дел и ее назначение

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года.

Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки.

Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.

В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»
Постоянного4452
Временного (свыше 10 лет)5022
Временного (до 10 лет включительно)9043
ИТОГО:196143

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-03T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://2.bp.blogspot.com/-dAg3cCNI37U/WBiYQqwrZhI/AAAAAAAAD2g/d86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25B0%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB.jpg”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Как правильно в конце года закрыть старую номенклатуру дел? Как утвердить номенклатуру дел на следующий год? Этапы утверждения номенклатуры дел, примеры итоговой записи на docdelo.ru.”,”word_count”:434,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html

Приказ об утверждении номенклатуры дел – образец (2018)

Об утверждении номенклатуры дел

Ежедневно для обеспечения правомерной бизнес-деятельности компании должен оформляться ряд документов для внутренних и внешних пользователей. С этой целью на предприятии необходимо регламентировать порядок документооборота.

Наниматель должен не только закрепить бланки различных документов, но и официально оформить структуру документооборота.

Так, кадровые служащие должны заранее ознакомиться с правилами составления приказа об утверждении номенклатуры дел в компании.

Под номенклатурой понимается специфический документ, который фиксирует полный список дел, учитывающих различные документы, используемые во внутренней деятельности фирмы.

Номенклатура не является строго обязательной документацией, однако зачастую данная бумага все же внедряется в крупных компаниях и бюджетных организациях, в которых идет активный  документооборот.

ИП и представители малого бизнеса внедряют номенклатуру дел редко, так как бизнес-деятельность нередко не нуждается в данной мере.

На крупных предприятиях, в которых трудится большое количество человек, а также фиксируется множество подразделений, все бумаги распределяются по определенным папкам. Каждая такая папка называется «дело». Чем больше компания, тем больше папок. Нередко встречаются предприятия, которые ведут более 200-300 дел.

Чтобы грамотно организовать учет такого количества документации следует опубликовать специальный документ, в котором бы отражалась следующая информация:

  • названия дел;
  • конкретные даты их оформления;
  • период сохранности;
  • количество томов и иная аналогичная информация.

Важно подчеркнуть, что в номенклатуре учитываются не только те дела, которые в настоящий момент являются актуальными, но и те, которые уже устарели. Рассматриваемый документ носит периодический характер, и формируется зачастую не более одного раза в год.

Как показывает практика, данная процедура зачастую выпадает на декабрь. В частности, в декабре 2019 на предприятиях должны были оформляться номенклатуры на 2020 год.

Тем не менее, пропуск данной даты не является правонарушением, и управленец может устанавливать свои правила по данному вопросу.

Существуют ситуации, когда номенклатуры в обязательном порядке должны утверждаться специальными комитетами, организуемыми именно с этой целью. Подобное, в частности, характерно для бюджетных организаций. В свою очередь, коммерческие компании практически всегда обходятся рядовым распоряжением управленца.

Приказ об утверждении номенклатуры дел не только наделяет ее юридической силой, но и дает возможность реализовать обязанность компании по надлежащему хранению документации в архивах.

Особенности оформления приказа об утверждении номенклатуры дел

Оформлением номенклатуры зачастую занимается документовед.

В свою очередь, составление приказа может входить в компетенцию юриста, кадрового служащего, секретаря, управленца и иного сотрудника, который обладает достаточными знаниями и полномочиями для подготовки текста распоряжения. Важно также то, что вне зависимости от составителя, приказ в обязательном порядке должен быть лично подписан руководителем предприятия.

Рассматриваемое распоряжение является актуальным ровно тот период, который будет актуальна конкретная номенклатура. Зачастую данный период составляет один календарный год.

Стандартные правила по оформлению распоряжения об утверждении номенклатуры дел сложились из юридической практики, так как законодательство не регламентирует данных аспектов. В частности, нанимателям рекомендуется заблаговременно внедрить образец документа в кадровое подразделение. Так, общепринятыми реквизитами подобного документа являются:

  • номер и дата оформления документа;
  • название компании;
  • информация о принимаемой номенклатуре, а именно – ее номер, год, в рамках которого документ будет актуальным, а также иные сведения, которые могут быть релевантными в конкретном случае;
  • перечень субъектов, которые являются ответственными за реализацию положений приказа.

Любое распоряжение управленца должно иметь под собой существенное основание. В рассматриваемых обстоятельствах следует отразить, например, следующую формулировку: «С целью соблюдения законодательно установленных норм относительно надлежащего содержания и хранения документации», после чего сделать ссылку на нужный закон.

Приказ рекомендуется оформлять на фирменном бланке компании. Однако если такого нет, уместно составлять текст документа на обычном листе А-4, но с указанием всех базовых реквизитов предприятия.

Проставление печати не является обязательным атрибутом с 2016 года. В случае, когда компания использует штамп в своей повседневной деятельности, то на приказе также рекомендуется его проставлять.

Весь период актуальности распоряжения, оно должно храниться в специализированном месте, наряду с иными распорядительными бумагами. Когда истечет период действия приказа, его следует передать на хранение в архив.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел на 2020 год

В самом начале оформления распоряжения заполняется шапка документа. Необходимо внести следующие сведения:

  • название компании, в которой оформляется распоряжение;
  • номер распоряжения в соответствии с внутренними регистрами;
  • дата оформления бумаги;
  • город, где происходила рассматриваемая процедура.

В основном блоке документа следует изначально прописать основания приказа, которые бы раскрывали цель его составления.

Затем отмечается слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», после чего по пунктам приводятся распоряжения управленца относительно внедрения номенклатуры в практическую деятельность и назначения ответственных субъектов.

В случае необходимости, управленец также может расширять основную часть приказа дополнительными сведениями, характерными для индивидуального случая.

В завершение документа директор предприятия должен проставить свою подпись. Визы также должны отметить все ответственные лица, указанные в тексте документа. Данная процедура будет означать, что субъекты ознакомлены с распоряжением и согласны выполнять задачи по его реализации.

Скачать образец приказ об утверждении номенклатуры дел можно здесь.

Таким образом, публикация распоряжения об утверждении номенклатуры является необходимым этапом в процессе наделения документа юридической силой. Нанимателю необходимо заранее позаботиться о наличии соответствующего образца в кадровом подразделении. (37 голос., 4,80

Источник: https://nalog-pronalog.ru/prikaz-ob-utverzhdenii-nomenklatury-del-obrazecz-2018.html

Номенклатура дел: правила составления

Об утверждении номенклатуры дел

В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

Номенклатура дел 

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

  • типовая,
  • примерная,
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер.

Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов).

Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.

При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.).

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций.

После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

Правила, которых следует придерживаться:

  • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
  • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
  • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

  • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
  • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
  • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
  • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
  • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
  • 01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

  • 01-01 Приказы по основной деятельности,
  • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
  • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
  • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
  • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
  • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-07 Переписка с надзорными органами,
  • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
  • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
  • 01-10 Реестр учета печатей,
  • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
  • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
  • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
  • 01-14 Резервный номер,
  • 01-15 Резервный номер.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК.

Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел.

Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах.

В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75412/

Номенклатура дел организации: срок хранения типовой или примерной номенклатуры в 2020 году, приказ об этом и утверждение документа

Об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел организации оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов.

Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

Когда составляется номенклатура дел на 2020 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2020 год, составленная в 4-м квартале 2019-го, начинает заполняться с 01.01.2020.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации.

Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

  • завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  • подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
  • согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  • проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
  • изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО. Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

Источник: https://xn--80aagx3bjb0a0d.xn--p1ai/obraztsy-dokumentov/chto-takoe-nomenklatura-del-organizatsii.html

Приказ об утверждении номенклатуры дел школы на 2020 год

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется
«дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.
Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2020 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания.

Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо.

При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе.

Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

(ОАО «Падающая комета»)

ПРИКАЗ

« 25 » июня 2014 г. № 38

Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

Источник: https://btlregion35.ru/prikaz-ob-utverzhdenii-nomenklatury-d-5260

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия.

Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Источник: https://cz-kch.ru/ohrana-truda/prikaz-ob-utverzhdenii-nomenklatury-del-2.html

Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год: образец

Об утверждении номенклатуры дел

Ежедневно для обеспечения правомерной бизнес-деятельности компании должен оформляться ряд документов для внутренних и внешних пользователей. С этой целью на предприятии необходимо регламентировать порядок документооборота.

Наниматель должен не только закрепить бланки различных документов, но и официально оформить структуру документооборота.

Так, кадровые служащие должны заранее ознакомиться с правилами составления приказа об утверждении номенклатуры дел в компании.

Общая информация о номенклатуре дел и ее назначение

Под номенклатурой понимается специфический документ, который фиксирует полный список дел, учитывающих различные документы, используемые во внутренней деятельности фирмы.

Номенклатура не является строго обязательной документацией, однако зачастую данная бумага все же внедряется в крупных компаниях и бюджетных организациях, в которых идет активный  документооборот.

ИП и представители малого бизнеса внедряют номенклатуру дел редко, так как бизнес-деятельность нередко не нуждается в данной мере.

На крупных предприятиях, в которых трудится большое количество человек, а также фиксируется множество подразделений, все бумаги распределяются по определенным папкам. Каждая такая папка называется «дело». Чем больше компания, тем больше папок. Нередко встречаются предприятия, которые ведут более 200-300 дел.

Чтобы грамотно организовать учет такого количества документации следует опубликовать специальный документ, в котором бы отражалась следующая информация:

  • названия дел;
  • конкретные даты их оформления;
  • период сохранности;
  • количество томов и иная аналогичная информация.

Важно подчеркнуть, что в номенклатуре учитываются не только те дела, которые в настоящий момент являются актуальными, но и те, которые уже устарели. Рассматриваемый документ носит периодический характер, и формируется зачастую не более одного раза в год.

Как показывает практика, данная процедура зачастую выпадает на декабрь. В частности, в декабре 2019 на предприятиях должны были оформляться номенклатуры на 2020 год.

Тем не менее, пропуск данной даты не является правонарушением, и управленец может устанавливать свои правила по данному вопросу.

Существуют ситуации, когда номенклатуры в обязательном порядке должны утверждаться специальными комитетами, организуемыми именно с этой целью. Подобное, в частности, характерно для бюджетных организаций. В свою очередь, коммерческие компании практически всегда обходятся рядовым распоряжением управленца.

Приказ об утверждении номенклатуры дел не только наделяет ее юридической силой, но и дает возможность реализовать обязанность компании по надлежащему хранению документации в архивах.

Закон-Указ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: