При прошивании основных приказов по управлению нужна внутренняя опись

Содержание
  1. Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Как правильно составить опись предоставляемых документов. Ведение личного дела
  2. Смысл внутренней описи
  3. Назначение формы
  4. Опись дела: образец составления
  5. Что такое личное дело сотрудника
  6. Обязательна ли внутренняя опись личного дела
  7. Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия
  8. Опись документов в личном деле работника: бланк
  9. Опись документов личного дела образец
  10. При прошивании основных приказов по управлению нужна внутренняя опись
  11. Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета
  12. Как правильно подшивать приказы?
  13. Ваш юрист
  14. Приказ по личному составу
  15. Как правильно сшивать документы
  16. Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве
  17. Как правильно подшивать документы по основной деятельности?
  18. Внутренние описи
  19. Когда нужно подшивать документы в дело – Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?
  20. Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?
  21. Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Личное дело работника – как его правильно оформить
  22. Внутренняя опись документов дела
  23. При прошивании основных приказов по управлению, нужна внутренняя опись
  24. Нужна внутренняя опись
  25. Нужна внутренняя опись документов
  26. Унифицированная форма приказа по личному составу
  27. Нужна внутренняя опись документов личного дела
  28. Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?
  29. Внутренняя опись документов дела: технология учета и контроля
  30. Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
  31. Как правильно составить опись предоставляемых документов

Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец. Как правильно составить опись предоставляемых документов. Ведение личного дела

При прошивании основных приказов по управлению  нужна внутренняя опись

Внутренняя опись дела — это учетная форма, которая включает сведения обо всех содержащихся в нем документах. Она позволяет упорядочить внутренний документооборот компании и минимизировать риск утраты важных бумаг.

Смысл внутренней описи

Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:

  • личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
  • об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
  • кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
  • прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).

Все их нужно упорядочить. Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах. Также указывают, где именно в деле их можно найти.

Назначение формы

Количество вышеперечисленных документов может исчисляться десятками. А сумма их листов — и того больше. Велика вероятность не заметить пропажу одной страницы. Но наличие описи этого не допустит:

  1. В ней перечислены все бумаги в порядке поступления.
  2. Все страницы пронумерованы и занимают свое место в общей папке.
  3. Из номеров листов можно сделать вывод о количестве страниц в каждом из документов.
  4. Если какого-то листа не хватает, это легко определить.
  5. По примечаниям можно сделать вывод, взят ли он с конкретной целью или просто потерян.

Поэтому все дела, хранящиеся дольше 10 лет (или с неопределенным сроком), а также касающиеся личного состава, должны иметь такой вкладыш.

Опись дела: образец составления

Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27). Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке.

В табличной части следует записывать:

  • порядковый номер (для конкретного дела);
  • регистрационный индекс (для внутрифирменного документооборота в целом);
  • дата (не выдачи документа, а его предоставления для включения в дело);
  • название (например, «Копия паспорта» или «Трудовой договор»);
  • номер листов дела (в целом по папке);
  • примечания (например, даты и причины изъятия и возврата).

Подписать форму должен ее составитель (например, кадровик).

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома – лист 1, копия паспорта – листы 2-4, копия приказа о расторжении договора – лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Источник: https://putevkin.ru/vnutrennyaya-opis-prikazov-po-osnovnoi-deyatelnosti-obrazec-kak-pravilno/

При прошивании основных приказов по управлению нужна внутренняя опись

При прошивании основных приказов по управлению  нужна внутренняя опись

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
  2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

  1. Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
  2. информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала.

Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации.

При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует

Как правильно подшивать приказы?

Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет. Подробности в материалах Системы Кадры:

  • Журнал «Кадровое дело», № 3, март 2009 год

Приказ по личному составу: от создания до архива Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб.

Ваш юрист

В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год). blankiroom.ru Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках.

Приказ по личному составу

Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно.

В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

(утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке. Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Как правильно сшивать документы

Начинают нумерацию с цифры 1.

Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию.

При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Перечень (ст.

6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений): — приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет). Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы

Как правильно подшивать документы по основной деятельности?

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  1. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  2. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  3. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  4. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  5. Об отстранении от работы;
  6. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
  7. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  8. О привлечении к сверхурочным работам;
  9. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  10. Об объявлении выговора.
  11. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558.

Внутренние описи

Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис.

Источник: https://pskovyurist.ru/pri-proshivanii-osnovnyh-prikazov-po-upravleniju--nuzhna-vnutrennjaja-opis-73373/

Когда нужно подшивать документы в дело – Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись?

Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов.

Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будет составлять абсолютное большинство.

При частичном оформлении дела (в делопроизводстве это общепринятый термин) допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними.

После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.Полное оформление необходимо проводить дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу.

Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

  1. Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).
  1. Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.
  1. Обложку дела оформляют по установленной форме – чтобы наглядно увидеть, переходите по ссылке в первом абзаце статьи.
  1. Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?

Порядок формирования и оформления дел определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Министерством культуры РФ (Приказ от 31 марта 2015 г.

№ 526) (далее – Правила). Данным нормативным документом определено, что архивные документы в организациях должны хранится в систематизированном порядке в пределах архивного фонда.

В состав архивного фонда организации включаются документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

При этом единицей систематизации документов архивного фонда является совокупность архивных документов, или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу – единица хранения или дело.

К единицам хранения предъявляются следующие требования — они должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование документов, включенных в их состав.

Срок хранения приказов по основной деятельности в соответствии с

«Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), установлен как «постоянно» (ст.

19а), но со следующими оговорками: а) срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет, б) при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Таким образом, если организация своими локальными нормативными актами (например, номенклатурой дел) установила, что

Внутренняя опись приказов по основной деятельности образец.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека.

Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  1. документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  2. копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  3. документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
  4. прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  5. документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);

Важно!

Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне. В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела. Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций.

В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов.

Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия.

Внутренняя опись документов дела

Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98).

Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой

дел. Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Источник: https://spbux.ru/pri-proshivanii-osnovnyh-prikazov-po-upravleniju--nuzhna-vnutrennjaja-opis-23514/

При прошивании основных приказов по управлению, нужна внутренняя опись

При прошивании основных приказов по управлению  нужна внутренняя опись

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Передача в архив электронных документов

Как передать в архив электронные документы организации

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

  • проверки физического состояния носителей электронных документов;
  • записи электронных документов на машинные носители;
  • проверки качества записи;
  • проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
  • описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч.
  • На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела организации могут быть приняты. Далее указывается наименование организации (полностью и сокращенно) на момент ведения делопроизводства в определенный временной период, а также структурного подразделения. В случае изменения наименований в указанный период на обложке пишутся все соответствующие переименования организации или подразделения.

Также основными элементами обложки дела являются индекс дела по номенклатуре, номер тома (части), заголовок дела (тома, части), крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела.

Важно Эта группа приказов хранится 75 лет;

приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов — 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу

В зависимости от сроков хранения вам необ­ходимо формировать приказы в самостоятель­ные дела.

Давайте разберемся, какие типичные ошиб­ки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения.

В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Нельзя в одно дело объеди­нять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях.

Нужна внутренняя опись

Последующие листы внутренней описи можно оформить по новому образцу.

Если у сотрудника (учителя) сменился паспорт, ему будет необходимо написать заявление о замене паспорта и на основании этого заявления секретарь сделает отметку в Т-2 и вложит в личное дело заверенную копию нового паспорта или достаточно без заявления внести в опись новый документ и вложить в личное дело?

Здравствуйте! Достаточно вложить копию документа в личное дело.

Здр! Нумеруется ли титульный лист и внутренняя опись личного дела при подшивке в общий том.

Здравствуйте! Обложка личного дела или титульный лист не нумеруется. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Сначала нумеруется внутренняя опись, затем с первого номера листы дела.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Архив имеет право отказать в приеме некорректно оформленных дел, или при отсутствии на них описей. Хранение неучтенных дел в архиве не допускается.

Таким образом, исходя из требований Правил, приказы по основной деятельности, имеющие срок хранения постоянно, должны быть подготовлены к сдаче в архив (оформлена обложка, прошиты, пронумерованы, описаны и др.) в срок не ранее 1 года и не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве.

Нужна внутренняя опись документов

Основных правилах работы архивных организаций», и включает в себя:

  • наименование организации;
  • номер фонда;
  • порядковый номер;
  • индекс дела (при наличии номенклатуры дел);
  • заголовок дела;
  • дата дела;
  • количество листов.

На личные дела рекомендуется оформить отдельную опись. Тоже самое касается и лицевых счетов по заработной плате. В предисловии к описи личного дела обычно указываются любые изменения, внесённые ранее в документ, например, смена фамилии сотрудника.

Унифицированная форма приказа по личному составу

В 2004 году Федеральной службой государственной статистики были утверждены единообразные формы ряда распоряжений по личному составу: о приёме на работу, об увольнении, о командировании и т.д.

Напри­мер, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников — одно дело, приказы о назначении персональных надбавок — другое дело и т. д.

Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно груп­пировать в одно дело. Как правило, если в про­цессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

В деле находятся приказы за один календар­ный год.

Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, док­ладные, объяснительные записки, заявления и др.

Нужна внутренняя опись документов личного дела

При этом, на практике, рекомендуется хранить каждый вид приказов в отдельной папочке.

Следовательно, все приказы по организации будут храниться в отдельных папках и располагаться в них в соответствии с нумерацией присвоенной в журнале регистрации, а также передаются в архив по каждому виду отдельно (т.е. по личному составу, по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности).

1.Документы по основной деятельности (срок хранения -постоянно) и документы по ЛС (срок хранения 75 лет) нужно подшивать в разные дела?

Данный вопрос законодательством не урегулирован.

Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).

  • На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, главный бухгалтер). На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке. В ней следует указать наименование организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации.

6.Еще один вопрос по поводу штатного расписания.
Штатное расписание и приказ к нему создается в конце года на следующий.

Смотрите форму внутренней опи­Я — специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 24 журнала.

В конце каждого тома с приказами по лично­му составу 75-летнего срока хранения вы долж­ны размещать лист-заверитель дела.

Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала.

Нумеруем листы дела

Все листы дела с приказами по личному со­ставу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. Внутренняя опись дела нумеруется от­дельно от документов.

Не допускается использовать чернила и цвет­ные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется. Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома.
Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома.

Источник: http://metkons.ru/pri-proshivanii-osnovnyh-prikazov-po-upravleniyu-nuzhna-vnutrennyaya-opis

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись?

Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?

Порядок формирования и оформления дел определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Министерством культуры РФ (Приказ от 31 марта 2015 г. № 526) (далее – Правила). Данным нормативным документом определено, что архивные документы в организациях должны хранится в систематизированном порядке в пределах архивного фонда.

В состав архивного фонда организации включаются документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При этом единицей систематизации документов архивного фонда является совокупность архивных документов, или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу – единица хранения или дело.

К единицам

Внутренняя опись документов дела: технология учета и контроля

Внутренняя опись документов дела содержит данные о порядковых номерах, индексах, названиях и количестве деловых бумаг, входящих в папку дела. Как правильно составить данный документ, расскажем в статье.

В первой части данного обзора мы расскажем о технологии формирования дел, а во второй — дадим подробное описание процедуры составления внутренней описи документов дела. Технология формирования дел в общем виде состоит из ряда операций: Распределение завершенных или

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов. Обложка Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

Они бывают:

Стандартные.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций: Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.

Закон-Указ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: