Принцип работы онлайн кассового аппарата

Содержание
  1. Как работает онлайн-касса: принцип работы, используемое ПО, порядок отправки платежных данных в ОФД
  2. Какую контрольно-кассовую технику называют онлайн-кассой
  3. Основные принципы работы онлайн-кассы
  4. Как работает онлайн-касса: принцип действия и особенности эксплуатации
  5. Основные функции ККТ и как работает онлайн-касса
  6. Фискальный накопитель — неотъемлемая часть ККТ
  7. Принцип работы онлайн-касс
  8. Проблемы при эксплуатации онлайн-кассы
  9. Как работает онлайн-касса: нюансы применения
  10. Кассовая программа для автоматизации магазина розничной торговли LiteBox – оборудование для автоматизации розничного магазина, система учета продаж
  11. Как начать работу на онлайн-кассе
  12. Как открыть смену на онлайн ККТ?
  13. Основные функции онлайн кассы
  14. Как закрыть смену
  15. Чего нужно избегать при работе на кассе
  16. Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы
  17. Выводы
  18. Как работает онлайн-касса
  19. Принцип работы онлайн-кассы
  20. Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации
  21. Как работает онлайн-касса: инструкция для чайников с видео
  22. Что такое онлайн-касса
  23. Из чего состоит онлайн ККМ
  24. Работа с онлайн-кассами
  25. Требования к онлайн-кассе
  26. Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца
  27. Как пользоваться онлайн-кассой
  28. Должностная инструкция кассира

Как работает онлайн-касса: принцип работы, используемое ПО, порядок отправки платежных данных в ОФД

Принцип работы онлайн кассового аппарата

Большинство магазинов и поставщиков услуг поэтапно с 1 июля 2017 / 2018 / 2019 / 2021 года обязаны применять инновационные устройства — онлайн-кассы. Что они собой представляют и чем отличаются от ККТ старого образца? Каковы основные принципы работы онлайн-касс? Об этом далее.

Какую контрольно-кассовую технику называют онлайн-кассой

«Онлайн-касса» — неофициальный термин. В главном нормативном акте, регулирующем применение устройств, которые принято так называть — Законе № 54-ФЗ, понятие «онлайн-касса» отсутствует (хотя оно широко распространено в документах, публикуемых органами власти — в целях разъяснения норм законодательства).

В Законе № 54-ФЗ речь идет о «контрольно-кассовой технике», которая должна соответствовать установленным законом требованиям. Ключевое здесь — требования. Именно их сущность позволяет именовать кассы «онлайн». Дело в том, что в соответствии с требованиями к ККТ (их перечень приведен в ст. 4 Закона № 54-ФЗ) устройство должно уметь, в частности:

  1. Формировать фискальные документы (то есть, чеки и дополняющие их отчеты) в электронном виде.
  2. Передавать фискальные документы Оператору фискальных данных через интернет — в целях:
  • последующей обработки этих данных и перенаправления в ФНС;
  • обработки данных, соответствующих формату кассового чека, и последующей передачи кассового чека покупателю в электронном виде (на e-mail, в виде SMS) либо в виде ссылки на копию чека на сервере ОФД.

Отдельные требования установлены положениями ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ для ключевого технологического компонента онлайн-кассы — фискального накопителя.

Главным образом, эти требования касаются обеспечения безопасности передачи данных с кассы в ОФД (и наоборот) за счет применения различных алгоритмов шифрования данных.

Такое требование совершенно логично: платежные данные — по сути, выручка фирмы, представляют собой строжайшую коммерческую тайну и должны быть защищены от нецелевого использования (при перехвате трафика, при получении физического доступа к онлайн-кассе).

За онлайн-кассой остается функционал и по распечатке обычных бумажных чеков — с реквизитами по перечню, который установлен ст. 4.

7 Закона № 54-ФЗ (и дополняющими его нормативными актами, которые регулируют применение форматов фискальных данных).

Эти реквизиты содержат сразу несколько идентификаторов платежной операции, которые можно использовать для проверки кассового чека на подлинность — через сервера ФНС или ОФД, то есть, опять же в режиме онлайн.

Таким образом, «онлайн-касса» — это контрольно-кассовая техника, которая приспособлена:

  • к передаче фискальных данных (сведений о платежах за товары и услуги, реализуемые физическим лицам) в ФНС (при посредничестве ОФД) через интернет;
  • к передаче покупателям электронных кассовых чеков через интернет.

Фискальные данные в установленном порядке шифруются в целях избежания получения к ним несанкционированного доступа.

Указанные функции онлайн-кассы позволяют:

  • ФНС — не приходить в магазин в целях извлечения данных о фискализации из касс (как это было, когда использовалась ККТ с ЭКЛЗ);
  • магазину — не формировать различные типы бумажной отчетности по кассовым операциям (она входит в перечень фискальных документов, которые отправляются в ФНС);
  • покупателю — не беспокоиться о том, что потеряется кассовый чек (поскольку электронный хранится на серверах ОФД и ФНС).

В остальном же — с точки зрения управления, во многом — с точки зрения внешнего вида, онлайн-кассы очень похожи на аппараты старого поколения, с ЭКЛЗ. Более того, во многих случаях возможна модернизация ККТ с ЭКЛЗ — до уровня онлайн-кассы. В этих целях:

  • из кассы извлекается ЭКЛЗ, а вместо — ставится фискальный накопитель;
  • на кассу устанавливаются необходимые вычислительные и коммуникационные модули.

Отметим, что положениями п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ определено условие, при котором онлайн-касса используется в режиме «офлайн» — то есть, без передачи данных в ОФД (и наоборот). А именно — при использовании устройства в отдаленных местностях (к которым относятся территории населенных пунктов с населением не более 10 тыс. человек).

В этом случае касса принципиально не отличается от устройств предыдущего поколения — касс с ЭКЛЗ.

Функционал устройства ограничивается лишь шифрованием платежных данных с помощью фискального накопителя (однако, оно было реализовано и в ККТ с ЭКЛЗ, и здесь нет принципиально ничего нового).

Но использовать нужно именно онлайн-кассу — соответствующую требованиям по ст. 4 и 4.1 (в части фискального накопителя) закона № 54-ФЗ. Устройство с ЭКЛЗ не подойдет (они не подлежат применению с 1 июля 2017 года).

Важный нюанс: онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Существует правило: фискальные данные должны передаваться в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Если его не нарушать, то это не вызовет правовых последствий. В периоды, когда передача данных не осуществляется, они хранятся в зашифрованном виде в фискальном накопителе.

Требования к скорости интернета для онлайн-кассы — минимальны, поскольку кассовые чеки и иные фискальные документы, представленные в электронном виде в соответствии с форматами, «весят» совсем немного.

Достаточно скорости буквально в несколько десятков килобит.

Многие сотовые операторы предлагают специальные дешевые тарифы для онлайн-касс — на случай, если торговля ведется в мобильном формате (например, когда осуществляется доставка товара на дом, какая-либо разъездная услуга — например, такси или кейтеринг).

Рассмотрим подробнее основные принципы работы онлайн-кассы и то, как она функционирует в зависимости от отнесения к конкретному типу ККТ (которые могут классифицироваться на разные категории).

Основные принципы работы онлайн-кассы

Самым простым языком работу онлайн-кассы можно описать, условившись, что платежные данные оборачиваются в рамках определенного цикла, который состоит из нескольких этапов. Данные этапы можно условно назвать так:

  1. Этап ввода исходных данных в онлайн-кассу.

Используются следующие технологические компоненты онлайн-кассы:

  • на кассах автономного типа — встроенная клавиатура;
  • на кассах, классифицируемых как POS-терминал (на базе фискального регистратора) — внешняя (специальная или компьютерная) клавиатура;
  • сканер штрих-кодов — для ускоренного ввода данных;
  • дисплей (на некоторых автономных кассах представлен однострочной индикаторной панелью — для отражения элементарных цифр и кодов).

Кассир, используя клавиатуру онлайн-кассы, сканер штрих-кодов или иные технические решения, вводит в интерфейс кассового ПО сведения о товарах (услугах), которые выбраны покупателем.

Кассовое ПО может быть:

а) с точки зрения отнесения к производителю:

  • фирменным;
  • сторонним;
  • разработанным конечным пользователем.

б) с точки зрения назначения:

  • только кассовым;
  • сочетающим в себе кассовые и товароучетные (и иные) функции.

в) с точки зрения размещения программных модулей:

  • стационарным (устанавливается на саму кассу либо на компьютер, на базе которого она функционирует — если это POS-система);
  • облачным.

г) с точки зрения цены:

  • бесплатным;
  • платным (возможны плата за дистрибутив, абонентская плата за пользование облачным ПО, иные схемы).

Формируется предварительный чек, озвучивается сумма к оплате, а затем принимается оплата от покупателя — наличными или по карте через эквайринговый терминал. Непосредственно перед оплатой покупатель вправе сообщить кассиру свои контактные данные — e-mail или телефон, для получения электронного кассового чека.

  1. Этап фискализации суммы, принятой от покупателя.

Используются следующие компоненты:

  • фискальный накопитель (размещается внутри автономной кассы или внутри фискального регистратора POS-терминала);
  • вычислительный модуль (процессор, память, сопутствующие микросхемы) — расположенные внутри автономной кассы, системного блока (либо заменяющего его компонента — ноутбука, планшета, смартфона) POS-системы.

После оплаты кассир, используя интерфейсы кассового ПО, отдает на кассу команду — фискализировать сумму оплаты (и сопутствующие ей сведения — о купленных товарах, дате и времени платежа и прочих по перечням, установленным законом). Сведения о платеже обрабатываются фискальным накопителем и прописываются в его памяти в зашифрованном виде. Образуются фискальные данные.

  1. Этап формирования кассового чека.

Используются компоненты:

  • фискальный накопитель;
  • чековый принтер;
  • вычислительный модуль.

Сразу после фискализации онлайн-касса в автоматическом режиме обеспечивает распечатку бумажного чека, который подлежит выдаче покупателю. До того еще в рамках фискализации формируется электронный кассовый чек и записывается в память фискального накопителя.

Распечатка чека осуществляется с помощью чекового принтера, который входит в состав онлайн-кассы (в некоторых случаях — внешний). Управляется данное устройство с помощью специальных подсистем вычислительного модуля, считывающих данные с фискального накопителя, подготавливающих их к передаче на печатающее устройство и осуществляющих такую передачу непосредственно.

  1. Этап передачи данных онлайн.

Используются компоненты:

  • фискальный накопитель;
  • вычислительный модуль;
  • коммуникационные модули — проводные (USB, Ethernet), беспроводные (GSM, Wi-Fi, Bluetooth).

После фискализации и распечатки бумажного чека для покупателя осуществляется:

  • передача данных по фискализации в ОФД (там они обрабатываются и передаются в ФНС);
  • передача покупателю электронного кассового чека — если он до расчета дал продавцу свои контакты (на практике — также через ОФД).

Данные также считываются в установленном порядке с фискального накопителя и передаются на коммуникационные модули.

Отметим, что если продажа осуществлена с сайта интернет-магазина, то на кассе формируются только электронные кассовые чеки (этап распечатки исключается). Они подлежат обязательной отправке покупателям.

  1. Этап подтверждения получения данных адресатом.

Используются компоненты:

  • коммуникационные модули;
  • вычислительный модуль;
  • фискальный накопитель.

По сути, это тоже операция передачи данных онлайн — но не от кассы в ОФД, а наоборот. Сервера Оператора, приняв сведения с кассы, подтверждают, что фискальные данные получены, распознаны и подлежат дальнейшей обработке в целях передачи в ФНС.

В отдельный этап (не имеющий прямого отношения к процедуре расчетов с клиентами) можно выделить передачу в ФНС различных отчетов с онлайн-кассы — например, отчетов об открытии и закрытии смены (и получение подтверждения от ОФД о получении таких отчетов).

— как работает онлайн-касса Эвотор 7.2:

Источник: https://onlain-kassy.ru/oborudovanie/kkt/printsip-raboty.html

Как работает онлайн-касса: принцип действия и особенности эксплуатации

Принцип работы онлайн кассового аппарата

Главные отличия онлайн-касс от оборудования старого образца — возможность моментальной передачи данных обо всех транзакциях в налоговые органы через оператора фискальных данных и наличие фискального накопителя (ФН). Так как он работает автономно, при установке его необходимо правильно настроить и подключить к существующей системе, а в процессе эксплуатации — следить за сроком действия и объемом свободной памяти.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Основные функции ККТ и как работает онлайн-касса

Новая ККТ имеет ряд основных функций, которыми и обусловливаются особенности ее работы:

  • моментальная передача информации о товарообороте (продажах и возвратах) в ФНС через аккредитованного оператора ФД;
  • запись, хранение и шифрование данных о кассовых операциях;
  • формирование и печать фискальных чеков, а также их отправка клиенту по электронной почте и через СМС;
  • автоматизация продаж и освобождение рабочего времени персонала.

При этом вся информация должна передаваться по зашифрованным каналам связи.

Фискальный накопитель — неотъемлемая часть ККТ

Одна из основных характеристик нового оборудования — совместимость с ФН, который хранит информацию о проведенных платежах и поддерживает работу онлайн-кассы при проблемах с интернет-соединением.

Эксплуатация кассового аппарата без ФН приравнивается к отсутствию онлайн-кассы. Максимальное время работы современной ККТ без доступа к сети составляет 30 календарных дней.

В течение этого времени данные о транзакциях, совершенных без подключения к интернету, сохраняются в памяти ФН.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Принцип работы онлайн-касс

Если устаревшая ККТ печатала только бумажные чеки, то новое оборудование способно передавать фискальные данные на телефонный номер или e-mail клиента.

Новые кассовые аппараты не только печатают чеки на ленте и передают информацию в территориальные налоговые органы, но и хранят данные о всех проведенных операциях.

Предпринимателям в этом случае предстоит не реже одного раза в сутки закрывать смену. При этом не нужно больше хранить контрольные ленты.

на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Чтобы разобраться, как работает онлайн-касса, условно разделим цикл ее работы на несколько этапов.

  1. Ввод информации о покупке при помощи сканера штрих-кодов, сенсорной или кнопочной клавиатуры на онлайн-кассе.
  2. Ввод телефонного номера или электронного адреса покупателя (если он их предоставит).
  3. Формирование фискального чека. В этот же момент информация о покупке записывается на ФН и передается ОФД, который в свою очередь направляет их в ФНС.
  4. Оператору ККТ приходит сообщение о том, что сведения дошли до оператора ФД.
  5. В памяти онлайн-кассы формируется текстовый блок, который передается на печатающее устройство. Покупателю выдается бумажный чек.
  6. Электронный чек или его СМС-вариант покупатель получит позднее (после обработки операционных данных ОФД).

Распечатка бумажного чека и формирование соответствующей отчетности производится по аналогии со старой ККТ. Однако при проблемах с основными функциями онлайн-касс (запись и передача информации ОФД), последовательность действий может отличаться.

Проблемы при эксплуатации онлайн-кассы

Основная неприятность, которая возникает при работе с онлайн-кассами — отсутствие подключения к интернету. Если в течение 30 календарных дней оно не будет восстановлено, ФН заблокируется, и касса перестанет работать.

Разблокировать накопитель до истечения его эксплуатационного срока (13, 15 или 36 месяцев) просто — достаточно устранить неполадку и подключить онлайн-кассу к интернету.

Факт блокировки ФН — это повод для ФНС обратить внимание на вашу организацию и приехать с внеплановой проверкой.

Вторая распространенная проблема — поломка аппарата или отсутствие электричества. В этом случае законодательством предусмотрено единственное решение — письменное заявление в территориальные налоговые органы с указанием неполадок.

Если этого не сделать, предпринимателю остается два варианта: прекратить торговлю до устранения неприятности или, в случае проверки, заплатить установленный КоАП РФ (ст. 14.5, п.2) штраф. Его величина для ИП составляет не менее 10 000 руб.

и до 50 % от незарегистрированной выручки, для ООО — до 100 % вырученной суммы, но не менее 30 000 руб.

Как работает онлайн-касса: нюансы применения

Основные вопросы при использовании онлайн-касс возникают во время замены ФН. Если у вас нет достаточных знаний и опыта в этом вопросе, лучше доверить работу профессионалам.

Использованный ФН хранится в течение пяти лет. И только по прошествии этого времени его можно утилизировать, предварительно составив соответствующий акт.

Для законной эксплуатации онлайн-кассы ИП или ООО должны заключить договор с ОФД и зарегистрировать технику в территориальном налоговом управлении.

Для этого инфраструктура торговой точки должна соответствовать установленным требованиям.

В первую очередь это касается программного обеспечения: может потребоваться установка специальных драйверов или приложений как на кассу, так и на ПК или ноутбук, к которому она подключена.

Для обеспечения обмена данными между торговой организацией и налоговыми органами предпринимателю требуется электронная подпись. Она позволяет идентифицировать информацию, полученную от конкретного магазина. Оформить ее можно в любом из аккредитованных центров (АЦСК).

Подключим кассу к ОФД всего за 1 день без вашего участия!

Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/kak-rabotaet-onlajn-kassa-printsip-dejstviya-i-osobennosti-ekspluatatsii/

Кассовая программа для автоматизации магазина розничной торговли LiteBox – оборудование для автоматизации розничного магазина, система учета продаж

Принцип работы онлайн кассового аппарата

После внедрения онлайн-касс по 54-фз в розничной торговле и общепите работа кассира не претерпела значительных изменений – по-прежнему нужно пробивать чеки и формировать отчеты о закрытии смены, только теперь на новом кассовом оборудовании. Как пользоваться онлайн кассой — мы расскажем вам в этой статье.

                                                      

Как начать работу на онлайн-кассе

Согласно требованиям закона, касса должна в режиме онлайн передавать чеки оператору фискальных данных (ОФД).

Новую кассу необходимо подключить к интернету, зарегистрировать в налоговой инспекции, а также следует подписать договор с ОФД.

После этого владельцу нужно настроить кассовое программное обеспечение и провести вводный инструктаж сотрудников – эти услуги оказывают как центры технического обслуживания, так и производители касс.

Все кассиры обязаны пройти инструктаж и расписаться за него в журнале. Кроме того, с сотрудниками необходимо заключить договоры о полной материальной ответственности.  

Перед началом работы кассир должен подключить кассу к сети и получить необходимые материалы (разменные деньги, чековую ленту, ключи от кассы). Следует заправить чековую ленту в кассу, заполнить все необходимые сведения и заверить их у старшего кассира.

В некоторых кассах требуется авторизация сотрудника – для этого нужно ввести индивидуальный номер или приложить специализированную пластиковую карту.

Подготовка к работе занимает некоторое время, поэтому кассиру желательно прийти на рабочее место заранее – например, за 30 минут до открытия торговой точки.

                                            

Как открыть смену на онлайн ККТ?

Для открытия смены нужно выполнить следующие действия:

  1. Сформировать отчет об открытии смены —  то есть нажать кнопку «Открыть смену» на кассе. Отчет в электронном виде направляется оператору фискальных данных.

  2. Пробить несколько нулевых чеков, чтобы проверить работу кассы, качество печати чеков и наличие всех необходимых сведений. В чеках должна быть указана правильная дата и время.
  3. Распечатать промежуточный Х-отчет.

    При открытии смены важно провести пересчет денежных средств в кассе и сверить их с данными по Х-отчету

                                                         

В обязанности кассира входит посчитать итоговую стоимость покупок, назвать сумму покупателю, получить от него оплату (наличными или картой) и выбить чек на онлайн-кассе.

Касса печатает бумажный чек и направляет копию оператору фискальных данных. Вместе с бумажным чеком чеком кассир отдает покупателю сдачу, если оплата производилась наличными. Если чек пробит с ошибкой, кассир может сформировать чек коррекции.

Согласно требованиям закона, по желанию покупателя магазин обязан направить ему электронный чек (с помощью sms или e-mail). Для этого покупатель должен сообщить номер телефона, электронной почты или предоставить QR-код из специализированного мобильного приложения Федеральной налоговой службы.

После покупки товара покупатель оплачивает товар наличными или картой. Вам нужно отсканировать штрих-код на товаре или набить цену вручную. 

Фискальный накопитель проверяет данные и если все в порядке, формирует и печатает чек. Этот чек вам нужно передать покупателю в двух видах: бумажном и в электронном на адрес электронной почты, если она была указана при покупке. Для отправки чеков покупателям магазин может заключить договор с ОФД.

Основные функции онлайн кассы

Некоторые онлайн-кассы позволяют облегчить работу персонала, автоматизировать кассовые операции и быстрее обслуживать покупателей. Так, онлайн-кассы LiteBox (Лайтбокс) позволяют:

  • быстро заводить товары в чек (через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или с помощью панели избранных товаров);
  • автоматически рассчитать сдачу или скидки;
  • оформить возврат покупки или отложенный чек;
  • принять смешанную оплату (наличные+безналичные+сертификат по одному чеку);
  • автоматизировать продажу весового товара (при подключении к весам) и многие другие функции.

В кассах Лайтбокс легко заводить товар в номенклатуру: достаточно отсканировать штрихкод товара, и система сама найдет товар в справочнике (собственная разработка компании — содержит более 700 000 наименований) и автоматически создаст карточку товара, добавить которую в номенклатуру можно одним кликом.

                                                     

Как закрыть смену

   Чтобы закончить работу, мало просто выключить кассу и дополнительное оборудование. Для этого нужно:

  1. Сделать инкассацию и сдать выручку старшему кассиру или инкассатору.
  2. Распечатать Z-отчет на кассе.

    Отчет направляется ОФД и содержит информацию о том, сколько чеков напечатано. По отчету можно выявить, сколько чеков не отправлено оператору.

Согласно 54-ФЗ, продолжительность смены не должна превышать 24 часа.

Если вы забыли закрыть смену в конце дня, это можно сделать на следующий день.

Главное – не выбивать новые чеки до того, как будет закрыта предыдущая смена, иначе касса перестанет отправлять данные ОФД, а предприятию грозит штраф: от 1500 рублей до 3000 рублей для должностного лица или ИП, от 5000 рублей до 10 000 рублей для юрлица.

Чего нужно избегать при работе на кассе

Не отслеживать отправку чеков в налоговую.

Проверить, как отправляются чеки, можно в личном кабинете на сайте ОФД или ФНС. Если произошел сбой, вы увидите, какие чеки не отправились, и сможете отправить их заново.

Не выдавать покупателю электронную копию чека.

Нарушение требований 54-ФЗ грозит штрафом:  

  • 2 тысячи рублей для предпринимателя;
  • 10 тысяч рублей — для юридического лица;

Кроме того, нельзя оставлять кассу без присмотра и подпускать к ней посторонних, а также держать в кассе личные деньги.

                                                

Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы

Отсутствие интернета

Если пропал интернет, платежные данные в памяти фискального накопителя могут храниться до 30 дней — за этот период возможно восстановить подключение. Если не восстановить связь за 30 дней — касса заблокируется.

Если подключение к интернету нестабильно, онлайн-касса сохраняет данные и при восстановлении связи автоматически отправляет их ОФД.

Отсутствие электричества

Если продажа произошла в момент отключения электричества, кассиру следует сформировать чек коррекции. В таком чеке отражается сумма покупки, но не зафиксировано название товара. Чек нужно сформировать до закрытия смены.

Некоторые онлайн-кассы (например, кассы Лайтбокс) могут работать несколько часов от аккумулятора, без подключения к электрической сети, позволяя не останавливать продажи в случае отсутствия электричества.

Выводы


В заключение мы можем сделать выводы, что главное — это:

  1. Соблюдать кассовую дисциплину — обязательно формировать чеки по всем продажам и вовремя выдавать их покупателям;
  2. Корректно открывать и закрывать смену;
  3. Отслеживать передачу данных в налоговую;
  4. Правильно организовать работу с онлайн-кассой в случае отсутствия интернета или электричества.

Назад

ПОДЕЛИТЬСЯ

Источник: https://litebox.ru/blog/online-kassy/kak-rabotat-s-onlayn-kassoy-/

Как работает онлайн-касса

Принцип работы онлайн кассового аппарата

Большинство бизнесменов уже перешли на «умные кассы», уже в июле этого года такая обязанность коснулась тех предпринимателей, которые до сих пор были от этого освобождены. Мы расскажем вам о том, как работать на онлайн кассе.

Порядок работы торгующих организаций с контрольно-кассовой техникой (ККТ) изменил Федеральный закон № 290-ФЗ от 03.07.

2016, который внес поправки в действующий Федеральный закон N 54-ФЗ о применении ККТ и обязал всех бизнесменов использовать кассовые аппараты исключительно с функцией передачи данных непосредственно в налоговые органы по интернету.

При этом всем налогоплательщикам, использующим старые кассовые аппараты, предоставлена возможность их модернизировать, а тем, у кого кассы не было совсем, можно купить новые.

Как работает онлайн-касса? Чем она отличается от техники старого поколения и на что будут в первую очередь обращать внимание налоговики? Попробуем разобраться.

Принцип работы онлайн-кассы

особенность ККТ нового поколения состоит в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы.

При этом данные о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в специальном фискальном накопителе (ФН), а также передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД).

Покупатель при этом должен по-прежнему получить на руки бумажный чек, а при желании — его электронную копию на свой электронный адрес или мобильное устройство. Фактически, ни для самого покупателя в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, так как все процессы происходят очень быстро и они полностью автоматизированы.

До сих пор ККТ старого образца просто печатали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену.

Налоговики не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили туда с проверкой.

Поэтому соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены.

Это могло происходить раз в несколько недель, если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было небольшим. Когда магазины начали применять новые кассы онлайн, правила работы существенно изменились. Теперь смену им приходится закрывать не реже, чем раз в сутки, зато хранить никакие контрольные ленты больше не нужно совсем.

Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:

  1. Покупатель передает кассиру для расчета платежную карту или деньги.
  2. Кассир вводит данные о покупке в ККТ.
  3. Онлайн-касса формирует чек с необходимыми реквизитами.
  4. Данные об операции направляются в фискальный накопитель.
  5. Чек заверяется фискальными данными.
  6. Происходит обработка чека фискальным накопителем.
  7. Распечатывается бумажная версия чека.
  8. Данные об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
  9. ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
  10. ОФД обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС.
  11. По желанию покупателя, кассир отправляет электронный чек на его электронную почту или мобильное устройство.

Схема работы ККТ нового поколения

Важно понимать, что при работе с «умной кассой» надо соблюдать определенные сроки, которые раньше особо не регламентировались. Так, в начале каждого рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, а в конце этого же рабочего дня — сформировать отчет о ее закрытии.

Если с момента начала смены прошло более 24 часов, программа блокирует возможность формировать чеки. Кроме того, если вдруг пропал интернет, касса может некоторое время работать в автономном режиме, сохраняя данные на фискальный накопитель Это может быть не более 30 дней.

Если за это время не будет восстановлена связь, касса заблокируется.

Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации или ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.

Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации

Как видно из вышесказанного, основное различие между техникой старого и нового поколения — это фискальный накопитель. По сути, это отдельный блок, который имеет свой уникальный номер и срок службы.

Он сохраняет и передает всю информацию о продажах за определенный период времени. Сам фискальный накопитель представляет собой жесткий диск, который должна хранить организация вместо упраздненной контрольной ленты.

Примечательно, что налоговики ведут отдельный реестр ФН, и использование устройства, которого нет в этом реестре, карается штрафом.

Кроме того, техника нового поколения должна иметь возможность соединения с интернетом, для этого должно быть 2 типа специальных входов: проводной и беспроводной. По принципам работы весь кассовый комплекс можно сравнить с компьютером.

Поэтому доработке ККМ до онлайн подлежит только та касса, которая может быть подключена к интернету и к фискальному накопителю. Как правило, большинство современных моделей кассовой техники это позволяют. Модернизация обойдется на порядок дешевле приобретения нового аппарата.

Так, в среднем «апгрейд» кассы будет стоить до 6–7 тысяч рублей, а покупка новой — от 20–30 тысяч рублей. Важную роль в этом играет установленное на ККТ программное обеспечение.

Важно помнить, что работать даже на новой кассовой машине можно только после того, как она прошла регистрацию в ФНС России и был заключен договор с ОФД. Кстати, эта услуга тоже не бесплатна для бизнеса, услуги оператора обойдутся около 3 тысяч рублей в год. К таким ОФД законодатели предъявляют ряд требований. В частности, для заключения договора оператор должен:

  • получить экспертное заключение о возможности обеспечения стабильной и бесперебойной обработки больших объемов информации, с их последующей передачей;
  • обеспечить конфиденциальность и сохранность полученных от ККТ данных;
  • иметь лицензию Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС на оказание услуг телематической связи.

Только при соблюдении этих требований организация может быть включена в реестр ОФД, размещенный на сайте ФНС. По состоянию на 11 июня 2020 года в этом реестре 21 оператор. С любым из них можно заключить договор на обмен данными.

Источник: https://ppt.ru/kkt/princip-raboty

Как работает онлайн-касса: инструкция для чайников с видео

Принцип работы онлайн кассового аппарата

Для ведения предпринимательской деятельности в сфере торговли по законодательству РФ необходимо иметь кассовый аппарат, который выдает чеки и сохраняет информацию о произведенных действиях. Эти данные должны передаваться в налоговую инспекцию.

С февраля 2017 года Федеральная налоговая служба обязала большую часть предпринимателей России установить онлайн-кассы. С июля 2018 года на работу с такой техникой должны перейти абсолютно все.

Столкнувшись с нововведениями, многие задались вопросами, как работает онлайн-касса, что это такое и чем она отличается от обычной кассовой техники. Те, кто перешли на новую систему год назад, возможно разобрались уже с данными вопросами.

Но льготникам, для которых была предусмотрена отсрочка перехода на работу с онлайн ККТ (предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения), только предстоит вникнуть в суть нововведений.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

  1. Устройство, предназначенное для печати чеков.
  2. Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
  3. Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

  1. Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
  2. Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
  3. Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
  4. Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам.

Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.

2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

  1. На корпусе должно быть обозначение заводского номера.
  2. Внутри должно быть установлено чекопечатающее устройство.
  3. Прибор должен иметь часы, способные отображать реальное время.
  4. Аппарат должен поддерживать работу фискального накопителя и передачу на него введенной информации.
  5. Аппарат должен поддерживать функцию формирования фискальных документов в электронном виде.
  6. Касса должна поддерживать печать бумажных чеков (исключение для интернет-магазинов, так как они чеки высылают в электронном формате).

Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца

Главное отличие кассовых аппаратов нового поколения в том, что они поддерживают функцию подключения к интернету и передачи данных из фискального накопителя в налоговую службу. Но есть еще несколько существенных отличий, обеспечивающих им преимущества по сравнению со старыми ККМ. Сравнение отличий приводится в таблице ниже.

Онлайн ККТОбычная ККТ
Подключение к сети интернетДаНет
Хранение данныхВ фискальном накопителеВ ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная)
Регистрация кассыВ удаленном режиме через сайт фискального оператора или сайт ФНСПри личном визите ИФНС
Передача данных в ИФНСВ режиме реального времениДанные снимаются с ленты сотрудниками центра техобслуживания при личном визите
Обозначения на корпусеЗаводской номерГолограмма. Ее отсутствие карается штрафами
ЧекСодержит 24 реквизитаСодержит 7 реквизитов
Формат чекаБумажный и электронныйТолько бумажный

Таким образом, аппараты нового поколения способны передавать информацию по финансовым расчетам в налоговую службу по сети интернет. Больше нет необходимости в техническом обслуживании от ЦТО. Это обеспечивает сокращение выездных налоговых проверок предпринимателей. Также чек, выдаваемый онлайн-кассами, содержит максимум информации, которая обеспечивает защиту прав и интересов потребителей.

Как пользоваться онлайн-кассой

Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС. Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:

  1. Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
  2. Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
  3. Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
  4. Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).

Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:

  1. Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
  2. Нужная сумма вводится на кассе.
  3. Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
  4. По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.

В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.

Как получить электронный чек:

Лучшие предложения по цене и качеству

  1. Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
  2. Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
  3. Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке.

    Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.

Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС.

Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.

В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены.

Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п.

Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.

Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.

Должностная инструкция кассира

Деятельность индивидуальных предпринимателей и организаций контролируется органами налоговой службы в режиме онлайн, поэтому допускать ошибки в работе с кассой крайне нежелательно. Это может вызвать ряд вопросов со стороны контроллеров и обусловить выездную проверку.

За финансово-расчетные операции материальную ответственность несет кассир или продавец. При приеме на работу в ИП или другое учреждение, их обучают работе с кассой, а при оформлении – выдают должностную инструкцию для ознакомления. В соответствии с правилами многих работодателей, в обязанности кассира входит следующее:

  1. Правильный расчет покупателей.
  2. Обязательная выдача сдачи в полном объеме.
  3. Внимательная работа с денежными средствами.
  4. Урегулирование с покупателями спорных вопросов (возврат товара и денежных средств).
  5. Сбор и сдача инкассации.
  6. Контроль за рабочим местом (нельзя допускать присутствия посторонних лиц у кассового ящика, оставлять рабочее место, работать без чековой ленты и т.п.).
  7. Открытие смены.
  8. Закрытие смены и передача выручки соответствующим лицам.

Ответственность за денежные средства, их излишки или недостачу несет продавец-кассир. При допущении ошибок, руководство вправе налагать штрафы в соответствии с внутренним регламентом организации.

Работать с онлайн-кассой легко и просто. Для продавца и обычных потребителей незаметен процесс обмена информацией с контролирующими органами, поэтому на деле все выглядит, как обычно.

Источник: https://onlinekassa.guru/instrukcii/principy-raboty-s-onlajn-kassoj.html

Закон-Указ
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: